书算包括书手、算手，书手又有主文、贴书等多种称呼，是从百姓中佥雇，辅助吏员办理文书、会计事务的人员，大致相当于现在的事业编。杂役多从事跑腿、缉捕盗贼、收税等苦力工作，大致相当于现在的辅警。
对于一县之地的行政来说，吏员是十分重要的，官主决策，吏负责具体执行。大量的刑名、钱谷、行移文书等工作是依靠吏员来完成的。基本上具体的行政事务都是有这些吏员包办的，所以这些吏员在基层的行政中也是极为重要的，根据吏部的统计，现在大明一共的经制吏员是六万八千余人，大部分都供职于地方州县衙门。
吏主要在县衙的各房科中办事，处理案牍文移事务。县衙大堂两侧一般设有吏、户、礼、兵、刑、工六房，政务较为冗杂的县还从中分出粮科、马科等。
县衙中的承发房、架阁库也设有吏。此外县中的儒学、巡检司、税课局、递运所、水马驿、河泊所、仓库、闸坝等机构均设有吏。
在县级机构中设置的吏的名目有司吏、典吏、承发、驿吏、攒典等。看似吏员的数量远远多于官员，但是实际上对于很多县衙来说，吏员的数量是远远不够的，这是因为朝廷在之前有过明确的旨意：正统元年奏准，天下裁减衙门，每房止存司吏一名，典吏二名。
而实际上，最大的县也不会有超过30名经制吏。分摊到全国一千多个县，则每县平均设吏十余名，与制度规定大致相符。但是偌大一个县，仅仅依靠数名官员的十数名最多不过三十名的经制吏员，显然是无法管理的，所以地方衙门大量招募所谓的书算手，来协助官府处理政务，而这些被雇佣而来的书算往往鱼龙混杂。
左都御史海瑞是有着丰富的地方州县经验的，他就痛陈书算之弊道：“所在守土等官辄便奏开生员、吏典人等纳粮草、纳银两等项事例，遂为长策一切小民，不分能书与不能书，不分市民与农民，一概听缺充吏，不惟官司不得伊书办文案，且有违旧例。更其三考役满，又免考验，一概照依资格出身，所以多不称职。”
乡里间的书手负责编制册籍，会计都图、里甲钱粮，作弊更无忌惮。东阁大学士申时行也对此深有体会，他在给朱载坖的奏疏中称：“大率钱粮之事，最为难明，惟老书宿猾，深知弊源来历。”
这些书算手往往和吏员们一道
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